segunda-feira, 16 de Maio de 2011

Convites - Convites formais

Convites

É péssimo ter de organizar um acontecimento, elaborar, preencher e enviar convites e não receber respostas até às vésperas.
Quando um convite pede resposta (R. S. F. F.), deve responder-se no prazo de 48 horas, visto que os responsáveis pela organização do acontecimento precisam saber quantas pessoas estão presentes para passarem à fase seguinte, que é a elaboração da lista definitiva dos convidados.

Convites formais


Os convites formais não devem ser feitos por fax a não ser que haja problemas com o correio (altura do Natal ou férias, por exemplo). Nesse caso, deve telefonar antes a explicar a razão por que vai enviar cópia do convite por fax, o original deve enviar nesse mesmo dia pelo correio.

Esta regra aplica-se sobretudo àquelas pessoas com quem faça mais cerimónia e cuja presença no acontecimento seja de facto uma honra.
Fazem-se sempre em cartão de boa qualidade e impresso, indicando na primeira linha a designação do cargo do dono da casa ou da entidade que convida. O nome do convidado também deve ser precedido da sua qualidade ou título. Deve-se indicar o acto para que é convidado, o local, a data a hora e o traje.
O texto impresso pode variar e ser feito expressamente para determinada ocasião, sendo aceitável não personalizar o convite, sobretudo se se tratar de acontecimento de grande envergadura para o qual vão ser enviados centenas de convites. Nesse caso aparecerá impresso no convite convida V. Ex.ª ou V. Ex.as se o convite for extensivo aos cônjuges (Exemplo 1). Só no envelope aparecerá o nome do convidado.
No caso de serem menos convidados poderá imprimir-se o convite com a indicação de todos os dados, deixando-se apenas um espaço para preencher à mão com o nome do convidado. É preferível não imprimir a morada da empresa no convite, se se quiser utilizar o convite para várias ocasiões e diversos locais. Muitas vezes, a empresa promove eventos em restaurantes, hotéis, etc. Para essas eventualidades, há vantagem em ter convites onde se possa escrever à mão o local do acontecimento (Exemplo 2).
Também se podem utilizar convites normais da empresa e preencher conforme a ocasião em causa (Exemplo 3).


Os convites devem ser feitos, de preferência, com quinze dias e, no mínimo, com oito dias de antecedência e devem ser respondidos com a máxima brevidade. O ideal era que os convites fossem aceites ou recusados nas 48 horas seguintes à sua recepção.
Cada vez é menos comum responder por escrito. Mas, depois de a secretária ter telefonado a dizer que “o Senhor João Chaves agradece, mas não pode aceitar por compromissos assumidos anteriormente”, não fica mal ao Sr. João Chaves mandar umas linhas a justificar a sua ausência ou a explicar quais eram esses compromissos.
No caso de jantares ou almoços, os convites são pessoais e ninguém se deverá fazer representar. Mas em cerimónias públicas, as pessoas colocadas em posições hierarquicamente superiores podem fazer-se substituir: um membro do governo pode, por exemplo, ser representado pelo seu chefe de Gabinete; o presidente do Conselho de Administração de uma empresa pode enviar um colega seu ou um director.

Quando o convite for feito (e aceite) pelo telefone, antes de enviá-lo pelo correio, deve riscar a expressão R.S.F.F. e escrever p. m. (pró memoria). Esta expressão latina é utilizada internacionalmente e mesmo em França onde se usa a tradução francesa pour mémoire, a abreviatura é idêntica. Mas, se for um purista da língua portuguesa, também pode escrever p.r. (para recordar).

Se existirem convites da empresa já impressos e se quiser assinalar uma ocasião especial, escreve-se no topo do convite Para comemorar o centenário da empresa, por exemplo. Se forem muitos convites, é mais prático escrever no computador a frase Por ocasião de … ou Em honra de…, e copiá-la para poder colar ou agrafar essa tarjeta em todos os convites. Exemplo:

No caso de oferecer um almoço em honra de alguma personalidade, deve mencionar o nome do homenageado ou convidado de honra na parte superior do convite. Pode escrever em todos os convites Em honra do Senhor… ou colocar uma tarjeta com a mesma frase.

Há casos em que não basta enviar um convite impresso. Quando se trata de autoridades públicas o convite deve começar por ser feito pelo telefone. Para se convidar o Presidente da República é costume pedir uma audiência para formular o convite. Mas tudo pode ser resolvido por intermédio do Gabinete. O mesmo se diga quanto ao Primeiro-Ministro e ao resto dos membros do Governo, mas é prudente contactar o gabinete respectivo perguntando se é preciso uma audiência para fazer o convite. Se este for aceite pelo telefone, sem necessidade de marcação de uma audiência, deve formalizar-se o convite enviando imediatamente um pró memória.

Abreviatura R. S. F. F. (Responda, se faz favor)
Os brasileiros imitam a prática dos países anglo-saxónicos e utilizam a abreviatura francesa R.S.V.P. (Répondez s’il vous plaît)

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