PLANOS E CARTÕES DE MESA

Tratando-se de um jantar ou almoço sentado numa mesa única é preciso estabelecer uma hierarquia ou ordem de precedência para sentar os convidados à mesa. Enviados os convites, recebidas as respostas, deve-se fazer uma lista, escrevendo numa coluna o nome dos homens e, noutra, o das senhoras que aceitaram o convite (mesmo tratando-se de casais, para ser mais fácil separá-los ou dar-lhes precedência diferente):

Com a lista dos nomes dos convidados preenchida, podem estabelecer-se as precedências, colocando um número à frente de cada um dos nomes. As senhoras ocupam o mesmo nível do seu marido, mas se uma senhora for convidada devido ao seu cargo profissional ou oficial, sendo acompanhada pelo seu marido, este mantém o nível próprio (seja na hierarquia profissional ou oficial). Ou seja, a senhora sobe dentro da hierarquia para o nível do marido, mas este conserva o seu próprio nível.

Só depois de ter esta lista completa e arrumada se deve fazer o plano da mesa, ou seja, o esquema de colocação dos convidados à(s) mesa(s). Como o projecto de lista de precedências só inclui autoridades civis, militares e religiosas (segundo a lista de precedências) surgem muitas vezes conflitos entre as precedências oficiais e as de cortesia. Nesses casos, a única solução é recorrer ao bom senso.

É este o domínio mais complexo e mais visível do protocolo. Se é costume dizer-se que as pessoas muito importantes não ligam ao protocolo e que só as menos importantes se preocupam com o lugar em que são colocadas à mesa, a verdade é que as pessoas mais importantes ficam sempre em bons lugares e são as menos importantes que precisam de ser colocadas de maneira a que não se sintam ofendidas ou maltratadas.

As mesas perfeitas são aquelas em que os donos da casa presidem sentados um em frente do outro, em que há número igual de homens e senhoras (para que se possam sentar alternadamente, separando casais) e onde não seja necessário colocar senhoras nos topos da nessa. Uma mesa perfeita só é possível se nela se sentarem, 6, 10, 14, 18, 22, 26, 30 (…+4) e assim sucessivamente.

Quando o número de pessoas à mesa for 8, 16, 24, 32 (…+8), se forem todos casais, o dono da casa deve presidir com o convidado mais importante. E se forem 12, 20, 28, 36 (…+8) deve haver uma dupla presidência feminina, ou seja, a dona da casa preside com outra senhora.

No caso de, para além dos casais, haver dois homens a mais, também se deve evitar colocar os donos da casa frente a frente para não desequilibrar a mesa.

O ideal é dividir os convidados, quando são muitos, por diversas mesas redondas. Nas mesas centrais deve colocar-se a 1ª e 2ª presidências, localizando a 1ª presidência na mesa que estiver junto da parede.

Normalmente existe uma mesa principal, no centro ou encostada à parede, sendo as outras mesas colocadas à sua roda. As mais importantes são as que estiverem mais próximas dela; as menos importantes são obviamente as mais distantes. Para que ninguém se sinta ofendido com a numeração da mesa, pode usar-se, em vez de números, nomes de flores, de escritores, de cidades, etc.

Neste exemplo ordenaram-se as mesas em função da mesa principal (A). Ainda que todas tenham praticamente a mesma importância, por uma mera questão de arrumação, consideram-se melhores as mesas que ficam à direita da mesa de honra (3 e 4) e, dentro destas, a melhor é a que fica mais próxima do dono da casa (4). Com esta numeração, os convidados que ficam na pior mesa (2) podem pensar que estão melhor sentados do que os da mesa 4 que são na realidade os que estão melhor sentados. A ordem protocolar para numerar as mesas deveria ser:

Para organizar um jantar ou almoço com várias mesas é aconselhável utilizar um esquema que permita controlar a confirmação de presenças, a partir da lista inicial de convidados que deve ser ordenada por ordem alfabética:

Nas várias colunas escrevem-se as confirmações; só depois se pode distribuir as pessoas pelas diversas mesas.

Começa-se por preencher a primeira coluna com os nomes e apelidos (por ordem alfabética) a partir da lista inicial de convidados.

Na segunda coluna, escreve-se o cargo e/o grau académico de cada convidado. Esta indicação permite evitar erros no preenchimento dos cartões de mesa. Se não houver cartões de mesa, pode utilizar-se esta coluna para ordenar os convidados pela ordem de precedência ( 1º, 2º,….) e colocar o grau académico à frente do nome.

À medida que se recebem as respostas, pode começar-se a preencher a 3ª coluna. As respostas negativas podem ser agrupadas noutra página. Ao eliminar os nomes de quem não vai estar presente, podem preencher-se os espaços vazios com outros nomes, a partir de uma lista suplementar, dos chamados “convidados para compor as mesas” Deve também indicar-se nessa coluna, se o convidado vem acompanhado pela mulher ou pelo marido ou se vem sozinho (sim – 1).

Só quando se tiverem recebido quase todas as respostas (mais ou menos 75%) é que se pode começar a preencher a última coluna, arrumando os convidados pelas diversas mesas e escrevendo apenas o nº da mesa onde vão ficar colocados.

Quem fizer a recepção dos convidados deve dispor de fotocópia desta lista para poder entregar às pessoas um cartão de mão ou um cartão numerado com a indicação do número da mesa onde foi colocado.

Às vezes é impossível sentar toda a gente numa mesa redonda; também não se justifica dividir os convidados por várias mesas de 8 ou 10 pessoas.

Nesse caso, pode ser aconselhável sentar pessoas ou numa mesa em U ou numa mesa rectangular comprida.

1 - A empresa onde trabalha dará um jantar para comemorar o seu 10º aniversário. Pediu-lhe que o organizasse. O que deverá fazer?

Consulte a matéria exposta.

2 – Elabore uma lista de presenças com os seguintes dados:

- 40 pessoas ( 25 senhoras e 15 homens)

- todos aceitaram o convite

- os cargos e grau académico fica a seu critério

- estabeleça as precedências

- designe o número de mesas e atribua a cada convidado a mesa e o lugar que ocupará.

Regras para a organização de uma mesa perfeita

O número de convidados deve ser sempre par, e em igual número de senhoras e homens, para não desequilibrar as mesas. Num jantar de negócios esta regra não se aplica.

Se houver apenas uma presidência, o número de convidados deve ser par. No caso de haver um convidado de honra que ocupe a 2ª presidência o número de convidados deverá ser ímpar.

Nunca, nunca se sentam 13 pessoas à mesa. Uma das soluções poderá ser separar as mesas, chamar alguém (bem conhecido) que aceite à última hora estar presente para compor a mesa…

Deve-se procurar juntar pessoas com interesses comuns e evitar juntar pessoas com incompatibilidades conhecidas.

Deve-se também evitar colocar duas senhoras juntas e nas extremidades da mesa. Mas há casos em que as senhoras são convidadas pela sua categoria profissional e, nesse caso, podem ser colocadas nas extremidades da mesa. Quando, por exemplo, se fazem convites para um almoço sem cônjuges, as senhoras, em princípio, não passam à frente dos homens na colocação à mesa. Se houver número igual de homens e senhoras, o dono da casa pode presidir com o convidado de honra e tentar colocar um homem, uma senhora, um homem, uma senhora. Exemplo:

Há várias maneiras de indicar às pessoas o lugar que devem ocupar à mesa. O exemplo anterior pode ser usado para um plano de mesa, ampliando-se para uma folha A4 e colocando-se numa moldura à entrada da sala de jantar.

A maneira mais simples para refeições com múltiplas mesas é fazer uma lista por ordem alfabética dos apelidos, na qual se inscreve à frente da cada nome o número de mesa a ocupar.

Em cada mesa podem colocar-se os cartões com os nomes das pessoas.

Mas, se se tratar de um jantar com centenas de convidados e dezenas de mesas, é preferível dar a cada convidado uma fotocópia da lista para ser mais fácil encontrar a mesa e saber quem vão ser os seus companheiros, sentando-se depois como acharem melhor. À entrada da sala de jantar deve estar apenas o plano de mesas com os números respectivos.

Outro sistema para indicar aos convidados o seu lugar na mesa, no caso de jantares mais pequenos, é utilizar uma estrutura fixa dentro de uma moldura em couro, onde se reproduz o feitio da mesa (oval ou rectangular), com pequenas ranhuras para colocar cartões ou tiras de cartolina em que se escrevem os nomes dos convidados.

Este plano de mesa facilita muito a fase da preparação do jantar pois os cartões preenchidos com os nomes dos convidados podem mudar de lugar até se encontrar a fórmula ideal. No caso de se usar uma folha de papel, onde se desenhou o plano da mesa, só ao fim de muitas folhas rasgadas se chega à solução definitiva.

O plano de mesa deve ser colocado em lugar bem visível, à entrada de casa ou numa sala adjacente à sala de jantar. Podendo haver um livro para os convidados assinarem. E convém que haja um criado com esse plano de mesa, à entrada da sala onde vai decorrer a refeição, para que os convidados mais distraídos, ou esquecidos, saibam para onde se devem dirigir.

Em jantares íntimos não há planos de mesa (a não ser mentais) e compete ao dono da casa indicar os lugares. Ou usar, discretamente, uma cábula.

Em grandes recepções, além da planta da sala, são distribuídos cartões de mão aos convidados com o nome na frente, e, no verso, a mesa com uma seta a indicar a porta de entrada e uma cruz a marcar o lugar que deve ocupar. Em cada lugar coloca-se um cartão de mesa com o nome do convidado (excepto anfitriões).

Exemplo de cartões de mesa

Exemplo de plano de mesa preenchido

Basta olhar para este plano de mesa para saber que convidado de honra deve ser o Senhor Rui Castro, visto que preside com o dono da casa. Este não escreveu o seu nome mas apenas a inicial A (de anfitrião), para indicar aos convidados que consultam o plano de mesa qual o lugar que ocupam em relação ao dono da casa. Há também, quem utilize a inicial H (do inglês host ou do francês hôte).

Pode-se escrever o nome do dono da casa no plano de mesa ou colocar um cartão mais pequeno sem nada escrito. Mas não se deve colocar um cartão de mesa no lugar do dono da casa, a não ser que apenas tenha escrito a inicial A ou H. Quem preside deve saber qual é o seu lugar, visto que mesmo que o jantar decorra na sala de jantar da empresa ou num restaurante, ele é sempre o dono da casa.

Feita a lista dos convidados e enviados os convites, já se tem uma noção do espaço necessário para organizar o evento. Em regra, conta-se com 30% de não comparências. Infelizmente para quem organiza estes tipos de acontecimentos, a percentagem pode aumentar até 50% ou diminuir até 10% e, por isso, a reserva da sala deve ser provisória até se ter uma ideia mais precisa de quantos convidados vão de facto aparecer no dia do acontecimento.

O convidado de honra deve ser o primeiro a ser convidado e só depois da confirmação da sua presença devem ser enviados os outros convites onde poderá incluir a menção “Em honra do Senhor X”

A ementa, o vinho e a decoração da sala devem ser decididos logo que se marca a sala e mesmo ainda antes de se obterem as respostas ao convite. Mas as quantidades de comida e bebidas só devem ser encomendadas quando houver resposta de pelo menos 50% dos convidados.

1 - Esquematize resumidamente a matéria que lhe é apresentada.
2 - Organize um jantar de Natal para todos os empregados da empresa onde trabalha e seus quadros dirigentes (cerca de 158 pessoas), para tal, poderá apoiar-se no seguinte:

2.1 - Deverá apresentar todos os documentos necessários à organização desse evento.