segunda-feira, 16 de maio de 2011

Cartões de visita



A sua função actual é prestar uma informação ou estabelecer um contacto. Por isso, devem conter os dados que permitam e facilitem um futuro contacto profissional.
Em Portugal, os cartões de casal aparecem com o nome da mulher na linha de cima e na linha seguinte o do marido:
Noutros países aparece em primeiro lugar o nome do homem e no seguinte o da mulher, até porque só usam um apelido: John and Mary Pickford, por exemplo.
Só nos cartões profissionais se deve indicar a morada e o número de telefone. É preferível ter dois tipos de cartões, um só com o(s) nome(s) e outro com a profissão e a morada. Os dirigentes de grandes empresas costumam ter, além do cartão com todos os dados, um cartão penas com o nome, título e logótipo da empresa, que utilizam para mensagens mais pessoais.
Quando se envia o cartão sem nenhuma mensagem deve-se, em todo o caso, riscar o título. E, quando se manda um cartão a alguém que nos trata pelo nome próprio, é de bom tom riscar também o apelido.


O cartão deve ser utilizado como um todo e o nome deve entrar na mensagem ou funcionar como assinatura. Por isso, ao escrever um cartão, deve ter o cuidado de verificar se fez a concordância verbal de toda a mensagem.
Por exemplo, se começar por escrever em cima do nome uma fórmula de cortesia (com os melhores cumprimentos, com um abraço, com consideração e respeito, etc.), a seguir ao nome, em vez de escrever agradeço, deve escrever agradece ou a agradecer.
Se preferir escrever toda a sua mensagem a seguir ao nome, deve colocar uma vírgula e escrever a cumprimentar, a despedir-se, etc. Se escrever tudo antes do nome este funciona como assinatura: Com os melhores cumprimentos de
ou apenas com os melhores cumprimentos.

No caso de apenas escrever uma fórmula de cortesia antes do nome, este funciona como assinatura.

 Só deve assinar se escrever no verso do cartão. Nesse caso, pode utilizar o cartão de visita como se fosse um cartão em branco.

Pode também limitar-se a escrever uma abreviatura. As abreviaturas mais utilizadas são as seguintes:
a.a.                 a agradecer,
a.f.                  a felicitar,
a. d.                a despedir-se
s.p.                 sentidos pêsames

Estas abreviaturas usam-se sobretudo quando se entrega o cartão em mão ou se passa por casa de alguém a deixá-lo e a pessoa não está. Se o mandar pelo correio, parte-se do princípio que teve tempo para escrever a mensagem sem abreviaturas.
Os cartões devem estar sempre impecáveis, sem dobras nem manchas, por serem uma extensão da sua imagem. Por isso, convém guardá-los numa carteira dentro do bolso. E não no porta-moedas.
Quando se sabe que se vai encontrar muita gente com quem trocar cartões, deve levar muitos cartões. Os japoneses são um povo que usa muito os cartões de visita. Os cartões podem entregar-se no princípio ou no fim de uma reunião. Quando chegar a uma empresa onde vai pela primeira vez deve entregar o cartão à recepcionista ou secretária para que ela o possa anunciar como deve ser.
No caso de uma refeição de negócios nunca se deve entregar o cartão quando já se tiver começado a comer. É preferível fazê-lo no momento das despedidas. E, mais uma vez, é a pessoa mais importante que toma a iniciativa de entregar o seu cartão, pedindo também o do outro.
Amaral, Isabel. Imagem e sucesso - Guia de protocolo para empresas. Lisboa/São Paulo: Editorial Verbo
1. Em poucas linhas esquematize a matéria apresentada, máximo 10 linhas, coloque no seu blogue

2. Faça os vários cartões de visita, como os que lhe são apresentados. Preencha-os utilizando uma fonte que permita indicar que foi escrita à mão.
Coloque no seu blogue.

Convites informais - Convites particulares

Convites informais
Podem ser feitos em papel de carta normal e usam-se para as situações menos cerimoniosas da vida de uma empresa (apresentação de produtos, inauguração de serviços, etc.).

Pode usar o modelo seguinte a adaptá-lo às circunstâncias, se utilizar o papel de carta normal. Mas deve retirar a palavra convite se utilizar um impresso próprio em cartolina, em que não é necessário chamar a atenção para o facto de se tratar de um convite:



Mesmo num convite informal deste tipo, deverá haver o cuidado de o personalizar. Ainda que seja todo preenchido à máquina, nos sobrescritos deve evitar-se a utilização de etiquetas, usar um mailing computorizado, se for impraticável fazê-lo à mão.


Convites particulares

Não obedecem a grandes formalismos e podem ser feitos por escrito, pessoalmente ou pelo telefone. Se o convite for feito pelo telefone e com muita antecedência, deve confirmar-se o convite com um pró memoria (p. m.).
Este serve não apenas para recordar o convite mas para precisar a data, a hora, o local e o traje. Se o evento for num sítio difícil de localizar, deve-se enviar um mapa anexo.

No caso se ser um casal a convidar, devia vir em primeiro lugar o nome do marido e a seguir o da mulher, tal como se escreve no sobrescrito Ex.mo Senhor Jaime Cabral e sua Mulher e não Ex.ma Senhora D. Teresa Cabral e seu Marido.
Mas, em Portugal, é costume aparecer nos convites impressos, primeiro o nome da mulher e depois o do marido, talvez por influência da ordem com que os nomes aparecem no cartão-de-visita. Apesar de ser mais correcto imprimir o convite de acordo com o exemplo seguinte, pode alterar a ordem dos nomes:


Se se tratar de um casal a convidar outro, é a mulher do convidado que deve responder ao convite, telefonando para a dona da casa. Neste caso, a mulher do Sr. Jaime Cabral deve telefonar à Senhora D. Ana Costa Ramos a agradecer o convite.

Nunca se deve responder a um convite que foi feito para o casal, dizendo “o meu marido/a minha mulher não pode, mas eu aceito com muito gosto”. Habitualmente é mais fácil substituir um casal, convidando outro casal, mas às vezes pode dar jeito aos donos da casa uma pessoa para completar uma mesa. Por isso, se depois de dizer “Não podemos ir por que o meu marido/a minha mulher vai estar ausente no estrangeiro” a pessoa que os convidou insistir na sua presença, pode e deve aceitar.

O que não deve fazer nunca é o que fez um ex-amigo meu que apareceu sozinho para jantar, dizendo que a mulher não podia vir porque estava com uma terrível dor de cabeça. Tive a tentação de o mandar embora, mas resolvi convencer a minha filha adolescente a jantar connosco para não ficarmos 13 pessoas à mesa.

Se tiver de responder por escrito a um convite, a fórmula comum para aceitar é “ X e Y agradecem o seu amável convite para o dia 25 que aceitam com muito gosto” e para recusar é “X e Y agradecem e têm muita pena de não poder aceitar o seu amável convite para jantar no próximo dia 25, por se encontrarem fora do País naquela data” ou se preferir ser mais vago “X e Y agradecem o seu amável convite e lamentam não poder aceitá-lo devido a compromissos anteriormente assumidos”.


1. Imagine que trabalha na empresa Gomes & Sá, Caminho de Stº. António, 150, 9000-159 Funchal, e quer convidar o Director da Empresa Marcos do Funchal, para um jantar que se realizará no Salão da Quinta dos Reis no dia 30 de Junho de 2011, às 19 horas, a fim de comemorar a inauguração da nova sede. Deve vestir fato escuro, e dar resposta ao convite.
- Execute um convite com os dados que lhe são apresentados.

2. Tu e o teu esposo(a) convidam um casal amigo para um jantar, em que a data, local e hora ficam a seu critério.
- Faça o convite.

Convites - Convites formais

Convites

É péssimo ter de organizar um acontecimento, elaborar, preencher e enviar convites e não receber respostas até às vésperas.
Quando um convite pede resposta (R. S. F. F.), deve responder-se no prazo de 48 horas, visto que os responsáveis pela organização do acontecimento precisam saber quantas pessoas estão presentes para passarem à fase seguinte, que é a elaboração da lista definitiva dos convidados.

Convites formais


Os convites formais não devem ser feitos por fax a não ser que haja problemas com o correio (altura do Natal ou férias, por exemplo). Nesse caso, deve telefonar antes a explicar a razão por que vai enviar cópia do convite por fax, o original deve enviar nesse mesmo dia pelo correio.

Esta regra aplica-se sobretudo àquelas pessoas com quem faça mais cerimónia e cuja presença no acontecimento seja de facto uma honra.
Fazem-se sempre em cartão de boa qualidade e impresso, indicando na primeira linha a designação do cargo do dono da casa ou da entidade que convida. O nome do convidado também deve ser precedido da sua qualidade ou título. Deve-se indicar o acto para que é convidado, o local, a data a hora e o traje.
O texto impresso pode variar e ser feito expressamente para determinada ocasião, sendo aceitável não personalizar o convite, sobretudo se se tratar de acontecimento de grande envergadura para o qual vão ser enviados centenas de convites. Nesse caso aparecerá impresso no convite convida V. Ex.ª ou V. Ex.as se o convite for extensivo aos cônjuges (Exemplo 1). Só no envelope aparecerá o nome do convidado.
No caso de serem menos convidados poderá imprimir-se o convite com a indicação de todos os dados, deixando-se apenas um espaço para preencher à mão com o nome do convidado. É preferível não imprimir a morada da empresa no convite, se se quiser utilizar o convite para várias ocasiões e diversos locais. Muitas vezes, a empresa promove eventos em restaurantes, hotéis, etc. Para essas eventualidades, há vantagem em ter convites onde se possa escrever à mão o local do acontecimento (Exemplo 2).
Também se podem utilizar convites normais da empresa e preencher conforme a ocasião em causa (Exemplo 3).


Os convites devem ser feitos, de preferência, com quinze dias e, no mínimo, com oito dias de antecedência e devem ser respondidos com a máxima brevidade. O ideal era que os convites fossem aceites ou recusados nas 48 horas seguintes à sua recepção.
Cada vez é menos comum responder por escrito. Mas, depois de a secretária ter telefonado a dizer que “o Senhor João Chaves agradece, mas não pode aceitar por compromissos assumidos anteriormente”, não fica mal ao Sr. João Chaves mandar umas linhas a justificar a sua ausência ou a explicar quais eram esses compromissos.
No caso de jantares ou almoços, os convites são pessoais e ninguém se deverá fazer representar. Mas em cerimónias públicas, as pessoas colocadas em posições hierarquicamente superiores podem fazer-se substituir: um membro do governo pode, por exemplo, ser representado pelo seu chefe de Gabinete; o presidente do Conselho de Administração de uma empresa pode enviar um colega seu ou um director.

Quando o convite for feito (e aceite) pelo telefone, antes de enviá-lo pelo correio, deve riscar a expressão R.S.F.F. e escrever p. m. (pró memoria). Esta expressão latina é utilizada internacionalmente e mesmo em França onde se usa a tradução francesa pour mémoire, a abreviatura é idêntica. Mas, se for um purista da língua portuguesa, também pode escrever p.r. (para recordar).

Se existirem convites da empresa já impressos e se quiser assinalar uma ocasião especial, escreve-se no topo do convite Para comemorar o centenário da empresa, por exemplo. Se forem muitos convites, é mais prático escrever no computador a frase Por ocasião de … ou Em honra de…, e copiá-la para poder colar ou agrafar essa tarjeta em todos os convites. Exemplo:

No caso de oferecer um almoço em honra de alguma personalidade, deve mencionar o nome do homenageado ou convidado de honra na parte superior do convite. Pode escrever em todos os convites Em honra do Senhor… ou colocar uma tarjeta com a mesma frase.

Há casos em que não basta enviar um convite impresso. Quando se trata de autoridades públicas o convite deve começar por ser feito pelo telefone. Para se convidar o Presidente da República é costume pedir uma audiência para formular o convite. Mas tudo pode ser resolvido por intermédio do Gabinete. O mesmo se diga quanto ao Primeiro-Ministro e ao resto dos membros do Governo, mas é prudente contactar o gabinete respectivo perguntando se é preciso uma audiência para fazer o convite. Se este for aceite pelo telefone, sem necessidade de marcação de uma audiência, deve formalizar-se o convite enviando imediatamente um pró memória.

Abreviatura R. S. F. F. (Responda, se faz favor)
Os brasileiros imitam a prática dos países anglo-saxónicos e utilizam a abreviatura francesa R.S.V.P. (Répondez s’il vous plaît)

Felicitações, Agradecimentos e Pêsames


Seja por carta, seja por cartão ou telegrama, deve-se enviar parabéns e pêsames a pessoas por quem se tem amizade, consideração ou respeito. Os termos variam em função da intimidade.

Ainda há quem agradeça almoços ou jantares por escrito, mas basta um telefonema no dia seguinte. É sempre muito simpático mandar flores. Mas, nesse caso, é preferível enviá-las no próprio dia para a dona da casa as poder colocar nas jarras.

A um convite de casamento responde-se aos pais da noiva com um cartão, ou uma carta, aceitando ou recusando e desejando as melhores felicitações para os noivos. Com o presente, deve seguir outro cartão em que apenas se deseja muitas felicidades aos noivos.

Muitas vezes quando casa um colaborador da empresa, os colegas juntam-se para lhe oferecer um presente, mesmo não tendo sido convidados para o casamento. Nesse caso o cartão terá as assinaturas de todos os que participaram na compra do presente e a fórmula pode ser mais ou menos formal. Em caso de dúvida bastará escrever Com o desejo das maiores felicidades para os noivos e, depois, fazer circular o cartão para que todos os que colaboraram na compra do presente possam assinar.

Os noivos deverão depois agradecer separadamente (com um cartão do casal) a cada um dos ofertantes o presente recebido. É essa a ocasião para darem a conhecer a sua nova morada e oferecerem a sua casa.

Ainda que a regra protocolar diga que se deve responder a um cartão com um cartão e a uma carta com outra carta, no mundo dos negócios muitas vezes basta um telefonema. Mas se deixar passar mais de uma semana sobre o acontecimento deve felicitar, agradecer ou desculpar-se por escrito.

A excepção são os agradecimentos de pêsames, que devem ser feitos dentro de um mês, podendo utilizar-se cartões impressos. E, se não conseguir ir ao enterro, não escreveu nem apresentou pêsames a uma pessoa com quem tem intimidade, deve visitá-la, telefonando-lhe antes a avisar da visita.
Amaral, Isabel. Imagem e sucesso - Guia de protocolo para empresas. Lisboa/São Paulo: Editorial Verbo
1. Esquematize a materia apresentada e poste-a no seu blogue.

Faxes - Correio Electrónico

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O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes. Existem formulários para este tipo de correspondência que pouco variam de empresa para empresa. A linguagem deve simplificar-se ao máximo para que a mensagem seja clara e concisa.

Em princípio não é necessário acusar a recepção, que é feita automaticamente. Mas o fax não deve ser utilizado para substituir as cartas. Se se tratar de uma correspondência formal ou oficial pode-se, quanto muito, enviar por fax uma cópia da carta que foi mandada nesse dia pelo correio, indicando isso mesmo no impresso de cobertura.

Não se deve mandar parabéns ou agradecimentos por fax. É preferível fazê-lo pelo telefone. E o mesmo se aplica aos convites. Apenas numa emergência, no caso de se ter perdido o convite enviado pelo correio, se poderá mandar uma cópia por fax.

É escusado lembrar que os faxes não devem conter mensagens confidenciais ou íntimas. Nunca se sabe quantas pessoas terão acesso ao número de fax do seu interlocutor.

Correio Electrónico

Pelo facto de a comunicação electrónica ser mais rápida e menos formal do que a comunicação escrita, não deve ser mais descuidada ou atabalhoada. Não mande a sua mensagem sem a reler: nada dá pior impressão do que uma mensagem cheia de erros ou gralhas.
Seja educado, mas sem exageros protocolares. O correio electrónico é quase tão informal como um telefonema mas pode ser impresso como um memorando.
Os termos em que se escreve variam conforme o destinatário da mensagem. Ao escrever uma mensagem electrónica, começa-se por um vocativo “Senhor X” ou “Caro Y”. Tratando-se de uma pessoa que conheça bem, pode começar por escrever apenas o nome próprio – “António” ou “Zé”. Mas se for a primeira vez como numa carta: “Ex.mo Senhor Director de R. H. da XPTO….”
Acabe a mensagem despedindo-se “com os melhores cumprimentos”, “com um abraço”, etc. E assine com o seu nome completo se começou por se dirigir ao “Senhor José dos Anzóis” ou só com o nome próprio se começou com um “Caro Zé”.
Amaral, Isabel. Imagem e sucesso - Guia de protocolo para empresas. Lisboa/São Paulo: Editorial Verbo


1. Resuma o que viu sobre os faxes na procura que efectuou.
2. Elabore um formulário de fax.
3. Faça uma entrevista filmada a uma pessoa que use ou já usou um fax.
4. Elabore um resumo esquemático, sobre o correio electrónico.

Correspondência Oficial



Neste tipo de correspondência a linguagem a ser usada é muito simples. Mas continua a obedecer a regras específicas, mais formais do que as que regem a correspondência comercial.

No caso do Presidente da República, por exemplo, a correspondência deve ser sempre dirigida ao Chefe da sua Casa Civil, ou ao Chefe do seu Gabinete. Um Chefe de Estado, mandam as regras do Protocolo em todo o mundo, só se corresponde directamente com outro Chefe de Estado.

Em regra, nos Ministérios, a correspondência é aberta na Secretaria-Geral e por ela distribuída pelos diversos serviços, incluindo o gabinete do Ministro. Aqui, o Chefe do Gabinete é, em princípio, a pessoa encarregada de dar resposta à carta recebida.  Mas, dada a crescente especialização das tarefas e a existência de diversos assessores em cada Gabinete, é o assessor da área a que a carta diz respeito que lhe dará a devida resposta.

Na correspondência oficial, como aliás em qualquer tipo de correspondência, deve-se ser breve e conciso. Desta forma, mostra-se, desde logo, que se sabe o que se quer.

Por outro lado, poupam-se ao destinatário esforços de leitura ou interpretação da carta recebida. Por estranho que pareça, até no Estado, tempo é dinheiro. E convém não esquecer que os governantes recebem, todos os dias, centenas ou milhares de cartas.

Na correspondência oficial, como aliás na correspondência comercial, as cartas são, regra geral, dactilografadas. Mas pertence que antes da carta propriamente dita (e abaixo da indicação do destinatário, quando ela seja inscrita na mesma folha de papel), se escrevam à mão, algumas palavras, caso haja relações de amizade com o destinatário. “Meu caro amigo” ou no fim da carta, “e um abraço”.

As formas de cortesia, que quase desapareceram da correspondência comercial – com excepção de Ex. mo Senhor -, continuam em vigor na correspondência oficial, como se pode verificar pelo esquema seguinte, que sistematiza as fórmulas protocolarmente estabelecidas para este tipo de correspondência:




Há um erro muito comum na correspondência com altas individualidades é utilizar a expressão Sua Excelência, o Senhor Presidente da Assembleia da Republica. Ora, Sua Excelência já é a fórmula superlativa e mais cerimoniosa de dizer o Senhor. Por isso, o correcto é dizer Sua Excelência, o Presidente da Assembleia da República ou então, o Senhor Presidente da Assembleia da República.

É claro que se se encontrar cara a cara com uma alta individualidade não tem de a tratar o tempo todo por Vossa Excelência, como se fazia antigamente. No decorrer de uma conversa é aceitável que diga Senhor Primeiro-Ministro, Senhor Presidente da República, etc., sem usar nenhuma Excelência de permeio. Mas na correspondência escrita com entidades oficiais este tratamento cerimonioso mantém-se.

O protocolo internacional, define o idioma que se deve utilizar na correspondência oficial com entidades estrangeiras. No contacto escrito com entidades homólogas de outros países, em princípio, deve ser feito em português (com ou sem tradução), mas pode responder-se na língua utilizada durante os contactos que se tiverem estabelecido.

Não existe qualquer protocolo, para a correspondência comercial, aliás as empresas comunicam constantemente com o estrangeiro, utilizando língua estrangeira. O mais importante é comunicar com rapidez e eficácia.

Existem abreviaturas com tendência para cair em desuso como o Il.mo (Ilustríssimo), Dig.mo (Digníssimo), M. I. (Mui Ilustre), etc., mas outras continuam a ser regra. Assim nos sobrescritos deverá escrever sempre:

Ex.mo Senhor
Dr……..

Ou
Ex.mo Senhor
Chefe de Gabinete de Sua Excelência o Primeiro-Ministro
Dr………….

Na correspondência oficial, o cargo precede sempre o nome que, por sua vez, é precedido pelo título académico, militar ou religioso.

Na correspondência privada com senhoras licenciadas caiu em desuso escrever:

Ex.ma Senhora
Dr.ª D…………………
E passou-se a escrever Ex.ma Senhora
Dr.ª ……………………………..
Amaral, Isabel. Imagem e sucesso - Guia de protocolo para empresas. Lisboa/São Paulo: Editorial Verbo


1. Esquematicamente resuma a matéria e poste no seu blogue.
2. Redija cartas destinadas às seguintes pessoas ou entidades:
- Presidente da República
- Presidente da assembleia da República
- Primeiro Ministro
- Presidente dos C. T. T.
- Embaixador dos Estados Unidos em Portugal
- Cardeal Patriarca de Lisboa
O assunto de cada carta, fica a seu critério. Poste todas estas cartas no seu blogue.

Escrever e responder - A comunicação escrita - Cartas



A crescente utilização do telefone, do fax ou do computador determinou profundas alterações no processo de comunicação entre pessoas ou empresas. Não obstante, a carta continua a ser uma das formas mais comuns e importantes de comunicação escrita.

Hoje, as extensas formas de cortesia, de fim de carta, de uma maneira geral, foram substituídas pela expressão muito breve (“Com os melhores cumprimentos”).

No entanto a carta não deixou de ser, um veículo muito eficiente de comunicação e transmissão de informações. E continua a ser uma das imagens de marca de qualquer empresa.

Daí a importância da escolha do papel, que há-se ser de boa qualidade, ou do logótipo, que deve ser sugestivo. A importância de uma redacção cuidada e de uma boa apresentação também é imprescindível.

Neste domínio, há uma regra básica de cortesia: toda a carta assinada, tem resposta. E esta deve ser dada num prazo razoável, mesmo que se limite a afirmar que a carta foi recebida.

É claro que os impressos e as circulares não são cartas, não pedindo nem merecendo resposta.

Outra regra de cortesia, nesta matéria, é a de que não se deve nunca abrir ou ler uma carta diante de outra pessoa. Ao fazê-lo estamos de algum modo a virar as costas a essa pessoa, interrompendo a comunicação que se tinha estabelecido. Claro que, num escritório, quando chega um fax ou um memorando com a indicação de urgência, pode e deve verificar-se o seu conteúdo. Mas também se deve sempre pedir desculpa e explicar a razão da aparente descortesia: “Se não se importa, vou só verificar se este fax é tão urgente como dizem”… Nessa altura, o visitante procurará interessar-se por outra coisa, consultar a agenda, observar um quadro, e dirigir-se para a janela, até que a pessoa que o recebe acabe de ler o documento.

É óbvio que, tratando-se de uma carta de apresentação ou recomendação, trazida pela pessoa que se recebe, é obrigatório abri-la de imediato e lê-la com atenção.
Amaral, Isabel. Imagem e sucesso - Guia de protocolo para empresas. Lisboa/São Paulo: Editorial Verbo


1. Elabore um resumo esquemático desta parte da matéria e poste no seu blogue.