Escrever e responder - A comunicação escrita - Cartas

A crescente utilização do telefone, do fax ou do computador determinou profundas alterações no processo de comunicação entre pessoas ou empresas. Não obstante, a carta continua a ser uma das formas mais comuns e importantes de comunicação escrita.

Hoje, as extensas formas de cortesia, de fim de carta, de uma maneira geral, foram substituídas pela expressão muito breve (“Com os melhores cumprimentos”).

No entanto a carta não deixou de ser, um veículo muito eficiente de comunicação e transmissão de informações. E continua a ser uma das imagens de marca de qualquer empresa.

Daí a importância da escolha do papel, que há-se ser de boa qualidade, ou do logótipo, que deve ser sugestivo. A importância de uma redacção cuidada e de uma boa apresentação também é imprescindível.

Neste domínio, há uma regra básica de cortesia: toda a carta assinada, tem resposta. E esta deve ser dada num prazo razoável, mesmo que se limite a afirmar que a carta foi recebida.

É claro que os impressos e as circulares não são cartas, não pedindo nem merecendo resposta.

Outra regra de cortesia, nesta matéria, é a de que não se deve nunca abrir ou ler uma carta diante de outra pessoa. Ao fazê-lo estamos de algum modo a virar as costas a essa pessoa, interrompendo a comunicação que se tinha estabelecido. Claro que, num escritório, quando chega um fax ou um memorando com a indicação de urgência, pode e deve verificar-se o seu conteúdo. Mas também se deve sempre pedir desculpa e explicar a razão da aparente descortesia: “Se não se importa, vou só verificar se este fax é tão urgente como dizem”… Nessa altura, o visitante procurará interessar-se por outra coisa, consultar a agenda, observar um quadro, e dirigir-se para a janela, até que a pessoa que o recebe acabe de ler o documento.

É óbvio que, tratando-se de uma carta de apresentação ou recomendação, trazida pela pessoa que se recebe, é obrigatório abri-la de imediato e lê-la com atenção.
Amaral, Isabel. Imagem e sucesso - Guia de protocolo para empresas. Lisboa/São Paulo: Editorial Verbo

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