Correspondência Oficial

Neste tipo de correspondência a linguagem a ser usada é muito simples. Mas continua a obedecer a regras específicas, mais formais do que as que regem a correspondência comercial.

No caso do Presidente da República, por exemplo, a correspondência deve ser sempre dirigida ao Chefe da sua Casa Civil, ou ao Chefe do seu Gabinete. Um Chefe de Estado, mandam as regras do Protocolo em todo o mundo, só se corresponde directamente com outro Chefe de Estado.

Em regra, nos Ministérios, a correspondência é aberta na Secretaria-Geral e por ela distribuída pelos diversos serviços, incluindo o gabinete do Ministro. Aqui, o Chefe do Gabinete é, em princípio, a pessoa encarregada de dar resposta à carta recebida.  Mas, dada a crescente especialização das tarefas e a existência de diversos assessores em cada Gabinete, é o assessor da área a que a carta diz respeito que lhe dará a devida resposta.

Na correspondência oficial, como aliás em qualquer tipo de correspondência, deve-se ser breve e conciso. Desta forma, mostra-se, desde logo, que se sabe o que se quer.

Por outro lado, poupam-se ao destinatário esforços de leitura ou interpretação da carta recebida. Por estranho que pareça, até no Estado, tempo é dinheiro. E convém não esquecer que os governantes recebem, todos os dias, centenas ou milhares de cartas.

Na correspondência oficial, como aliás na correspondência comercial, as cartas são, regra geral, dactilografadas. Mas pertence que antes da carta propriamente dita (e abaixo da indicação do destinatário, quando ela seja inscrita na mesma folha de papel), se escrevam à mão, algumas palavras, caso haja relações de amizade com o destinatário. “Meu caro amigo” ou no fim da carta, “e um abraço”.

As formas de cortesia, que quase desapareceram da correspondência comercial – com excepção de Ex. mo Senhor -, continuam em vigor na correspondência oficial, como se pode verificar pelo esquema seguinte, que sistematiza as fórmulas protocolarmente estabelecidas para este tipo de correspondência:

Há um erro muito comum na correspondência com altas individualidades é utilizar a expressão Sua Excelência, o Senhor Presidente da Assembleia da Republica. Ora, Sua Excelência já é a fórmula superlativa e mais cerimoniosa de dizer o Senhor. Por isso, o correcto é dizer Sua Excelência, o Presidente da Assembleia da República ou então, o Senhor Presidente da Assembleia da República.

É claro que se se encontrar cara a cara com uma alta individualidade não tem de a tratar o tempo todo por Vossa Excelência, como se fazia antigamente. No decorrer de uma conversa é aceitável que diga Senhor Primeiro-Ministro, Senhor Presidente da República, etc., sem usar nenhuma Excelência de permeio. Mas na correspondência escrita com entidades oficiais este tratamento cerimonioso mantém-se.

O protocolo internacional, define o idioma que se deve utilizar na correspondência oficial com entidades estrangeiras. No contacto escrito com entidades homólogas de outros países, em princípio, deve ser feito em português (com ou sem tradução), mas pode responder-se na língua utilizada durante os contactos que se tiverem estabelecido.

Não existe qualquer protocolo, para a correspondência comercial, aliás as empresas comunicam constantemente com o estrangeiro, utilizando língua estrangeira. O mais importante é comunicar com rapidez e eficácia.

Existem abreviaturas com tendência para cair em desuso como o Il.mo (Ilustríssimo), Dig.mo (Digníssimo), M. I. (Mui Ilustre), etc., mas outras continuam a ser regra. Assim nos sobrescritos deverá escrever sempre:

Ex.mo Senhor

Dr……..

Ou

Ex.mo Senhor

Chefe de Gabinete de Sua Excelência o Primeiro-Ministro

Dr………….

Na correspondência oficial, o cargo precede sempre o nome que, por sua vez, é precedido pelo título académico, militar ou religioso.

Na correspondência privada com senhoras licenciadas caiu em desuso escrever:

Ex.ma Senhora

Dr.ª D…………………

E passou-se a escrever Ex.ma Senhora

Dr.ª ……………………………..
Amaral, Isabel. Imagem e sucesso - Guia de protocolo para empresas. Lisboa/São Paulo: Editorial Verbo

1. Esquematicamente resuma a matéria e poste no seu blogue.

2. Redija cartas destinadas às seguintes pessoas ou entidades:

- Presidente da República

- Presidente da assembleia da República

- Primeiro Ministro

- Presidente dos C. T. T.

- Embaixador dos Estados Unidos em Portugal

- Cardeal Patriarca de Lisboa

O assunto de cada carta, fica a seu critério. Poste todas estas cartas no seu blogue.