Como exercer o secretariado de reuniões

O Secretariado de uma reunião de trabalho é feito pelo Secretário/a, é uma tarefa meramente executiva  – não vai participar na discussão, nem tem direito de voto – o seu trabalho é “tomar notas”, ou encarregar-se de meras tarefas de recepcionismo em funções de Hostess no âmbito de acolhimento e encaminhamento dos participantes.

Sendo o Secretário/a responsável pela organização dos dossiers de participantes previamente distribuídos, poderá ser chamado/a a explicar algum pormenor omisso nos documentos – pormenor a ser considerado como informação adicional.

O Secretário/a deverá estar apto a, no decorrer da reunião, e sob pedido expresso do presidente da reunião, e não por sua própria iniciativa, prestar esclarecimentos sobre dúvidas que possam surgir durante a discussão no conteúdo da documentação de carácter administrativo.

Por vezes, no início dos trabalhos, compete ao Secretariado ler a minuta da acta apresentada para “aprovação” – partimos do princípio que já tenham sido oportunamente enviados aos participantes os exemplares da minuta para “apreciação” – em condições de sequência tradicional mais lhe compete ainda (tratando-se de uma reunião de decisão) passar o texto aprovado ao livro de actas e recolher as assinaturas devidas.

Tomada de notas complementares

     Registar – data e duração da reunião, local (endereço e identificação da sala), quem dirige os trabalhos;

     Registar presenças e justificações de ausências;

     Registar a Agenda de Trabalhos na sequência real, incluindo itens não enumerados na convocatória;

     Registar todas as deliberações tomadas, responsável pela sua execução (pessoa, hierarquia, ou serviço);

     Registar data da próxima reunião, se marcada e aceite em colectivo.

Lista de presenças – indicações a considerar para uma correcta identificação das comparências.

Elaboração da documentação resultante

As actas são o resumo da sequência dos trabalhos; o documento deve resultar num texto breve, conciso, claro, objectivo.

A minuta da acta contém um breve resumo de todas as intervenções dos participantes; só se transcrevem na íntegra determinados documentos circunstanciais. O objectivo do documento é o registo das deliberações tomadas em reunião. Assim, a acta regista a vontade colectiva dos participantes e as condições que conduziram a essa vontade – a acta é um documento de prova e de interpretação dessa vontade.

Preocupações de um Secretariado em Reuniões de trabalho:

a) Partindo do Mailing List, fazer o registo de presenças:

- Participantes presentes

- Participantes que enviaram representantes

- Participantes que enviaram substitutos

- Participantes acompanhados por assessores

Pessoas que poderão assistir à reunião:

- Membros observadores, superiormente autorizados;

- Participantes em representação das entidades oficiais (habitualmente membros dos organismos de tutela).

Haverá que anexar à convocatória e ao Mailing List as cartas de delegação para os representantes, as credenciais dos substitutos e dos representantes dos Organismos de Tutela e as autorizações de presença dos membros observadores, documentos de arquivar “como peças de processo”.

Anexamos as justificações das faltas dos participantes

b) No final da reunião, e antes dos participantes abandonarem a sala, coleccionar a documentação lida em reunião que tenha sido apresentada no decorrer dos trabalhos pelos participantes, e não oportunamente incluída nos dossiers preparados para a reunião, a saber:

- Declarações de voto

- Moções

- Adendas

- Resoluções

- Etc.

A minuta da acta é elaborada com base nas notas tomadas no decorrer dos trabalhos; o minutar é tarefa que o Secretariado não pode delegar.

Da minuta da acta deverá constar:

a) No primeiro §, indicação do dia, mês e horas em que se realizou a reunião;

b) Indicação específica do local da reunião (morada completa, incluindo o nº da sala);

c) Identificação da reunião e do grupo reunido;

d) Enumeração dos participantes presentes; em primeiro lugar indicação do participante que dirigiu os trabalhos, seguindo-se os restantes participantes por ordem alfabética;

Enumeração identificando os participantes ausentes e indicação da razão justificativa da falta; indicação, também dos participantes que não compareceram não tendo justificado a sua ausência;

e) Em parágrafos devidamente separados, apresentar, em resumo e pela ordem cronológica por que foram tratados, os assuntos e sequência dos trabalhos.

O documento acta é, por norma, redigido em linguagem informativa.

A minuta da acta será presente à hierarquia para correcção no prazo máximo de 3 dias úteis após a realização da reunião.

A hierarquia deverá corrigir, alterar, modificar todo o texto, como melhor entenda, tendo somente que respeitar a sequência cronológica apresentada e registada pelo Secretariado. A correcção da hierarquia poderá, eventualmente, abranger a função metalinguística (vocabulário específico à actividade da empresa), poderá alterar sob o ponto de vista semântico, sintáctico (e deseja-se que não haja necessidade de correcção sob o ponto de vista ortográfico).

Sendo a acta o único meio probatório da formação da vontade colectiva, e de qual o conteúdo dessa vontade, vamos:

- Enviar um exemplar do texto da 2ª minuta da acta, já corrigida pela hierarquia, a cada um dos participantes para APRECIAÇÃO.

“Limpo” em definitivo o documento, e considerando a aprovação como condição indispensável para exequibilidade das decisões tomadas; e considerando a aprovação da acta como única formalidade necessária para transformar em resolução definitiva o simples projecto (ou minuta) de acta em expressão da vontade colectiva.

A acta será levada à APROVAÇÃO:

- Aprovação indirecta, por delegação dos participantes (voto de confiança para elaboração da acta);

- Aprovação imediata, sempre que, por urgência, haja necessidade de após a reunião se elaborar a acta, ficando os participantes à espera para a assinatura de aprovação, sem que a Secretária lhes permita que abandonem o edifício.

Tratando-se de reuniões de serviços técnicos, chamadas reuniões de informação, na eventualidade de haver actas estas serão assinadas, após aprovação, pelo participante que dirigiu os trabalhos, e mais dois participantes.

Tratando-se de reuniões de decisão haverá que cuidadosamente seguir a tradição da empresa, cumprindo-se, em complemento, o disposto no Código das Sociedades Comerciais.

Podemos definir acta:

- Acta – documento onde se faz o relato oficial do que se passou e decidiu em reunião.

- Acta – documento em que se regista a vontade colectiva dos participantes, e as condições que conduziram a essa vontade; é um documento de prova e de interpretação do contexto dessa vontade.

A acta é o relato escrito de tudo quanto respeita à reunião. Daí resultam as seguintes consequências de ordem legal:

- a acta é o único meio probatório da formação da vontade colectiva e das condições dessa formação;

Tudo quanto a acta refere e dela consta tem-se legalmente como passado, e nas condições nela referida;

Tem-se como não passado, nem verificado, tudo quanto a acta não refere.

Para transcrição ao “livro de actas”

O livro de actas das sociedades comerciais (tal como os demais livros exigidos por lei) são selados na repartição de Finanças antes de se começar a escrever neles.

O livro deve ter todas as suas folhas numeradas e rubricadas pelo presidente da mesa, e termos de abertura e encerramento por ele também assinados.

As folhas não são numeradas no verso pois há distinção entre “folha” e “página”: cada folha tem duas páginas.

Ex.; Folha 3, é a parte da frente da 3ª folha.

       Folha 3 verso, (fols.3 v.) é a parte de trás dessa folha.

Em reuniões de decisão acontece por vezes que da Acta são lavradas certidões.

Se as certidões se destinarem a processo jurídico, serão passadas pelo Notário.

Se as certidões são necessárias para Serviço interno da empresa, são feitas pelo Secretariado, do seguinte modo:

- O participante que dirigiu os trabalhos rubricará todas as folhas de certidão;

As actas

- Devem ser passadas sem linhas em branco não utilizadas, sem abreviaturas ou algarismos e numeradas todas as folhas (todo o texto por extenso);

- Devem declarar a sua conformidade com o original, indicar o número do livro, o número das folhas em que o original está escrito e o número que esta tem na série das Actas;

- Devem ser datadas, conter ressalva das entrelinhas das eventuais emendas ou rasuras, levar o selo branco da organização (ou carimbo a óleo).

A certidão pode ser o teor de toda a Acta, ou só o teor de determinado parágrafo, correspondendo a determinada deliberação.

- Certidão narrativa é aquela em que se transcreve todo o documento na íntegra (usa-se quando a acta é muito extensa).

- Certidão de teor da Acta é aquela em que não se copia todo o documento, fazendo dele apenas um resumo.
Pedrosa, I &Teixeira, M. P. (2000), Práticas de Secretariado. Lisboa: Universidade Aberta

 

Depois de ler atentamente o exposto, faça 20 a 25 perguntas, que deverá registar em documento do word e colocar no seu blog.