Organização de reuniões

Na organização das reuniões os aspectos mais importantes a ter em conta são:

Objectivo – Para planificar um evento é necessário conhecer o objectivo, por exemplo, não será o mesmo planificar um evento quando o objectivo seja a apresentação de um novo produto para os clientes da empresa, ou organizar um evento a nível interno. Com o primeiro haverá que cuidar e potenciar a imagem da empresa, usar técnicas de marketing e ser escrupulosos nos detalhes anteriormente mencionados.

Destino – É necessário conhecer as pessoas que vão assistir, tentando adaptar o mesmo a estas, em função dos seguintes dados:
Posição hierárquica
Tipo de empresa ou clientes
Tipo de conhecimentos técnicos que têm os assistentes.

Planificação – A planificação de um evento passa por uma série de fases:

* Escolha da sala. Devemos seleccionar a sala em função dos objectivos, do tipo de assistentes e do seu número.
* Equipamentos e serviços da sala. É necessário que a sala disponha de equipamentos e meios necessários para organizar um evento (dispositivos audiovisuais, projectores, microfones, etc.) e que funcionem correctamente, ainda mais, contratar serviços de catering para atender os assistentes.

* Logística. A logística ocupa-se do lugar e distribuição da sala, depois de escolhido o lugar trataremos de colocar os assistentes da forma mais adequada ao tipo de reunião e à posição (importância) dessas pessoas ou cargo que ocupam, etc. Existem vários tipos de distribuição, cada um deles com características diferentes.

Distribuições mais comuns:

Distribuição 1

Este tipo de distribuição é aconselhado para acomodar um grupo reduzido de pessoas, como por exemplo o Conselho de Administração de uma empresa. Nela se reúnem os assistentes ao redor da mesa para tratar assuntos ou temas de importância, as mesas deverão ter as ligações para os computadores portáteis e outros elementos tecnológicos como por exemplo acesso à internet.

Distribuição 2
Este tipo de distribuição é apta para cursos de formação ou exposições que realiza uma determinada pessoa a um grupo, sobre um tema ou assunto de interesse. Os assistentes dispõem de uma mesa onde podem tomar notas oportunas e na maioria dos casos dispõem de equipamento informático.
A posição dos assistentes é voltada para o orador de forma a o ver, e ver o quadro ou qualquer outro apoio multimédia que queira projectar. O número de mesas varia em função dos assistentes e da sala, podendo chegar a se sentar duas pessoas por mesa, favorecendo o trabalho em equipa.

Distribuição 3


Este tipo de distribuição é recomendável quando o número de assistentes é considerável, tais como: congressos, conferências, seminários, etc. É conveniente que os assistentes estejam correlativos para que possam ver com facilidade. Se estes estão seguidos, consegue-se aumentar a capacidade, mas os assistentes de trás deverão sentar-se com uma elevação maior que os de diante.

Distribuição 4

Este tipo de distribuição está apto para reuniões ou cursos de formação com um escasso número de participantes (não mais de 15), a mesa em forma de U, permite ao moderador situar-se na base do U, a zona interna do U permite o acesso para as explicações ou correcções do trabalho dos participantes.

Outros elementos que dizem respeito à logística são:

- A presidência de qualquer tipo de reunião ocupará o lugar de maior relevo.
Esta poderá recair em uma única pessoa ou num grupo de pessoas, são estas pessoas que inicial e encerram a reunião.

- Se existem intervenções, há que determinar a ordem destas em função da hierarquia ou posição dentro da organização, assim como estabelecer o tempo das mesmas.Comprovação prévia de que todos os meios audiovisuais funcionem correctamente (TV, projectores, computadores, diapositivos, etc.)

- Verificar as condições da sala in situ:
Estacionamento
Catering
Climatização
Alojamento
Comidas
Conforto
Visibilidade
Acessos
Áudio, etc.

http://www.youtube.com/watch?v=BOyEnE0N42E - vê este vídeo sobre reuniões improdutivas

Morueco, R. (2006). Manual Prático de Secretariado. Espanha: RA-MA Editorial

Lê a informação, e faz entre 6 a 10 questões, para isso, deverás usar um documento do word e colocar no blog individual.