O lugar do Secretariado na organização (empresa)

Pode considerar-se organização, a disposição dos elementos humanos e materiais de forma a obter o melhor funcionamento e rendimento dos mesmos.

Na organização, encontram-se todos os atributos que respeitam ao seu funcionamento:
a) Divisão do trabalho.
b) Regras de comunicação e circuitos de documentos (os documentos administrativos que circulam normalmente entre os diversos serviços e que respeitam à organização interna da empresa).
c) Número de níveis hierárquicos – definição de autoridade, responsabilidade e tarefas de cada um, confiando-as aos indivíduos que melhor as possam realizar de modo a que a finalidade da empresa seja alcançada.
d) Processos de recrutamento, etc.

O termo estrutura usa-se para descrever as relações existentes entre os vários órgãos da unidade económica. Sendo que a sua representação esquemática denomina-se organigrama, onde é feita a exposição da estrutura hierárquica e funcional da empresa, evidenciando a repartição de tarefas e de responsabilidades.

Para definir a estrutura de uma empresa – ter-se-á que determinar o campo de acção que corresponde a cada uma das ligações existentes entre os responsáveis de cada órgão da empresa.

A organização depende da dimensão da empresa, da psicologia dos dirigentes e da actividade a que aquela se dedica.

Leitura complementar http://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o

Como a estrutura da empresa é por vezes muito complexa, procura-se representá-la graficamente de modo a que a sua interpretação seja fácil e permita reflectir, sugerir, organizar e decidir.

O organigrama é portanto uma representação gráfica, significativa e de fácil aplicação, da estrutura da empresa ou de um dos seus órgãos e das relações existentes entre eles.

Ex: Classificação dos órgãos de uma unidade económica respectivas funções e serviço

ainda a cada função corresponde determinados serviços, enquanto a função tem um conceito abstracto, os serviços concretizam-se por meios materiais e humanos destinados ao desempenho de certas funções.
Tipos de estrutura

São vários os tipos de estrutura que se podem verificar numa empresa, importa referir, a Estrutura Com Órgãos Consultivos ou Estrutura Line and Staff pois é nela que assenta o secretariado.

Existem nesta estrutura, os serviços hierárquicos aos quais compete a tomada de decisão e a execução do trabalho (line) e os serviços funcionais (Staff) que são os que preparam as decisões, reúnem e tratam das informações.
- Os quadros hierárquicos têm a responsabilidade de comando.
- Os quadros funcionais têm a responsabilidade das previsões e do controlo (conselheiros).
- As células de trabalho distinguem-se perfeitamente, verificando-se a distinção entre os que agem – estrutura line – e os que se agrupam em serviços especializados – estrutura funcional.
- A competência e a pesquisa da perfeição técnica gozam de prioridade.

Este tipo de estrutura surge principalmente nas grandes empresas.

Conclui-se que: na Estrutura “Line and staff” há unidade de comando, mas há a vantagem de um órgão de “staff”.

Cada chefe irá ter um órgão de “staff”, que dá informações. São portanto órgãos de consulta que preparam as decisões, complementando a formação dos órgãos hierárquicos.
As decisões são tomadas pelos órgãos hierárquicos.




Tipos de organigramas

Clássico – os órgãos ou os seus elementos apresentam-se representados por rectângulos e as relações entre eles por linhas:

Circular – representação estrutural da empresa por meio de círculos concêntricos, que representam cada um, um nível hierárquico.

Em diagonal – parecido com o clássico mas com uma distribuição em diagonal.

Em barras – os órgãos encontram-se representados por barras horizontais e as barras que se apresentam mais à esquerda indicam que é mais elevada a posição hierárquica do órgão. Listograma – representação gráfica com o seguinte aspecto.

Nº da casa dos milhares, usar números de mil em mil
Nº da casa das centenas, usar números de cem em cem
Nº da casa das dezenas, usar números de dez em dez
Nº da casa das unidades, usar números de um em um

Organigrama semi-circular – representação estrutural da empresa em que cada semi-circulo representa um nível da hierarquia.

Costa, M Fernanda Assis. Organização e Administração de Empresas. Vila da Feira: Plátano Editora
Complete a informação com uma leitura atenta de alguns sites (procura no Google por: órgãos de staff)


1 . Comente a seguinte afirmação:
"Os órgãos de staff ou assessoramento são unidades de trabalho."

O comentário deverá ter entre 270 e 300 caracteres e comentado no blogue da disciplina (não esqueça de identificá-lo colocando o seu nome).

2. Execute um organigrama com os dados abaixo, utilizando o programa word, guarde no seu mail e poste-o no seu blogue.

A empresa "Belle Femme" SARL, dedica-se desde há muito ao fabrico de produtos de beleza sendo uma das quatro empresas do mercado de cremes para tratamentos naturais.

Dos produtos fabricados destaca-se o "Gel-Algas", produto de alta qualidade que logo se impôs no mercado, donde resultou um elevado volume de vendas.

À frente da empresa encontra-se o Dr. João Pedro Costa, sócio maioritário, que desempenha as funções de director-geral, respondendo perante ele as seguintes pessoas:

- Director de produção

- Director de serviços comerciais

- Director de pessoal

- Director financeiro

Destas pessoas dependem os seguintes serviços:

Secção de óleos para bebé, secção de cremes, compras, vendas, armazenagem, publicidade, relações públicas, recrutamento de pessoal, serviços médico-sociais, financeiro e contabilidade, estudo de técnicas de fabrico.

Ligado ao director-geral encontra-se um órgão de staff, cuja função tem trazido benefícios para a empresa.

Caracterize a estrutura que escolheu e as vantagens e inconvenientes.