REUNIÕES

O contínuo aumento das relações inter-empresariais tem feito com que seja possível que cada vez mais as empresas organizem eventos que lhes permitam comunicar, publicitar ou manter um contacto constante com o seu meio envolvente, aumentando as suas relações com o exterior, e por ele, se colocar perante qualquer evento corporativo, que seja planificado com o fim de que, a imagem da empresa saia sempre favorecida.

O profissional do secretariado deverá conhecer, portanto, os principais eventos, suas características e os seus formatos mais usuais, com o propósito de dispor dos conhecimentos necessários, a fim de, resolver qualquer problema na organização destes no futuro.
Eventos de carácter externo

Os eventos de carácter externo são aqueles que a empresa organiza com a sua envolvente, podemos estabelecer diferentes tipos:

Assembleia

É formada por um grupo numeroso de pessoas cujo objectivo é o de decidir ou proceder sobre determinados aspectos de interesse comum.
Toda a assembleia possui a figura do presidente, o qual se encarregará de:
- Repartir o tempo por períodos de intervenção
- Assegurar o correcto andamento do evento
- Fazem com que se sigam os pontos definidos na ordem de trabalhos
Conferência

É uma exposição oral sobre um tema ou assunto concreto por parte de uma ou várias pessoas. Finalizada a conferência poderá haver um colóquio com o público assistente.
O objectivo principal de uma conferência é o de proporcionar determinada informação aos assistente, a sua duração poderá variar de uma hora até dias.
Jornadas

Uma jornada é um colectivo de pessoas cujo objectivo fundamental é o de trabalhar ou estudar em grupo, algum tema concreto que seja de interesse comum; desta forma consegue-se um intercâmbio de informação, analisam-se os problemas e encontram-se possíveis soluções.

As jornadas têm a duração de um ou vários dias, normalmente organizam-se em hotéis ou lugares especialmente desenhados para este tipo de eventos; assim os assistentes dispõem de alojamento, serviço de comidas (catering) e salas no mesmo lugar onde se realiza as jornadas.
Congresso

Reunião em que participam centenas ou milhares de pessoas e que girará em torno de um tema ou questão comum, só dura vários dias e ao finalizar procura-se a obtenção de resultados, acordos, resoluções de problemas ou simplesmente um intercâmbio de informação. A característica principal dos congressos é a nacionalidade, a língua e idiossincrasia das pessoas que assistem ao invento.

Todo o congresso dispõe de três tipos de actos:
- Oficiais: será a abertura, o fecho e o relator.
- Específicos: os actos próprios do congresso que se está a desenrolarem.
- Sociais: actos que agradem ou gracejem os assistentes, como por exemplo: exposições, banquetes, ofertas, etc.

Devido à elevada assistência é necessário contar com uma logística muito planificada entre a qual podemos destacar:
- Antecipação da convocatória do congresso. Normalmente com um ano de antecedência.
- Comité organizativo que se encarregará da contratação de profissionais de congressos e a supervisão de toda a organização do mesmo.
- É necessário contar com salas grandes, com receio usam-se hotéis salas acondicionadas para este tipo de eventos.
- As salas devem dispor dos meios adequados: ecrãs gigantes, vídeos, projectores, equipamento de som adequado, sistemas de tradução simultânea, etc., mas outros elementos deverão ser cuidados com detalhe, tais como: as credenciais, a distribuição dos assistentes, os folhetos informativos, distribuição do material (cadernos de notas, esferográficas, manuais, etc.) a segurança, o catering…
Seminário

São reuniões formadas por um grupo reduzido de pessoas, entre 10 e 20 cujo objectivo principal é o estudo ou a investigação de um assunto a fim a todos os assistentes. A duração normal estipula-se entre um ou dois dias.
Simpósio

Consiste numa exposição oral por parte de vários “experts” que vão intervindo de forma sequencial perante os assistentes, cada um pode expor um aspecto de um mesmo tema, complementando assim o mesmo com as opiniões ou pontos de vista que se completam entre si, acrescentando informação actualizada a um tema ou problema em questão.
Normalmente não só existe discussão entre os proponentes, como também com o moderador, que apresenta cada exposição e organiza os tempos da mesma, oscilando entre os dez e vinte e cinco minutos em função do assunto e do número de “experts” convocados.

Workshop

É formado por um número reduzido de pessoas que se reúnem com o fim de trocar ideias, resolver questões sobre um tema concreto e comum a todos os assistentes ou discutir sobre este.
Em conferências e congressos numerosos, é habitual dividir grupos de trabalho para tratar de determinados temas.

Colóquio

Consiste em expor um determinado tema por parte de uma ou várias pessoas experts no mesmo, uma vez finalizada a exposição, é permitido que os assistentes realizem perguntas sobre o tema exposto.
Exibição itinerante (road show)

Acontece quando um mesmo evento tem lugar em vários sítios (cidades, países, etc.).
Vídeo conferência
Esta permite comunicar (imagem e som) entre várias pessoas ou grupos, remotamente através da Internet. Este sistema possui uma série de vantagens entre as quais destaca-se:
- Ganho no tempo
- Ganho nos custos de deslocação
- Comunidade para o vídeo conferencista
Eventos de carácter interno
São aqueles eventos que se produzem de forma interna, ou seja, dentro da própria empresa, também existem eventos que se podem realizar de forma externa como interna.
Reuniões

Na actividade habitual de uma empresa é necessário fazer reuniões entre os profissionais com o objectivo de estabelecer as diferentes linhas que orientarão o trabalho em equipa, têm vários formatos se atendermos a vários critérios, como os que se seguem.
1. Pelo seu nível de protocolo:

- Reunião formais, que se organizam segundo é estipulado no procedimento que tem de ser seguido, só contam com um presidente, um secretário ou secretária, uma ordem de trabalhos onde são indicados os pontos a tratar e uma acta onde se registam todos os acordos estabelecidos uma vez concluída a reunião. Ex: Conselhos de administração, Assembleias gerais de accionistas, etc.

- Reuniões informais, organizam-se sem seguir um protocolo de actuação determinado; portanto pode-se improvisar sobre o seu desenrolar não havendo ordem de trabalhos, por isso pode não existir uma acta, os acordos se os houver podem se reflectir numa nota interna. Ex: reuniões de objectivos, reuniões de vendas, etc.

2. Pelo seu tipo:

- Reuniões informativas em que o seu objectivo é informar os presentes sobre um tema concreto;

- Reuniões formativas que têm como objectivo partilhar formação sobre um tema ou uma área concreta.

- Almoços e pequenos almoços de trabalho que cumprem uma dupla finalidade, por um lado reúnem um grupo pequeno de pessoas para tratar algum assunto concreto por outro agracia-se com um pequeno almoço de trabalho.

- Brainstorming ou cascata de ideias, consiste em lançar ideias por parte dos assistentes sobre um tema concreto, estas podem ter lógica ou não, mas cada assistente sugere uma ideia de forma espontânea, depois estas são anotadas e com o conjunto de todas elas se procura chegar à ideia definitiva.

- Reuniões de intercâmbio de opinião, como o nome indica, permite que cada participante dê a conhecer a sua opinião sobre um tema estabelecido para posteriormente extrair as conclusões oportunas.
Morueco, R. (2006). Manual Prático de Secretariado. Espanha: RA-MA Editorial

Caracterize cada tipo de reunião com até 8 palavras, coloque no comentário do blogue (cada aluno deverá fazer o seu comentário). Será depois eleito o melhor comentário de cada tipo de reunião.

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Deverá elaborar uma tabela no programa word, que contenha:
- o tipo de reunião;
- a periodicidade com que se realiza;
- a amplitude de frequência - nº de pessoas;
- a sua natureza - pública ou privada, e os
- objectivos.

Coloque no seu blogue.
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O lugar do Secretariado na organização (empresa)

Pode considerar-se organização, a disposição dos elementos humanos e materiais de forma a obter o melhor funcionamento e rendimento dos mesmos.

Na organização, encontram-se todos os atributos que respeitam ao seu funcionamento:
a) Divisão do trabalho.
b) Regras de comunicação e circuitos de documentos (os documentos administrativos que circulam normalmente entre os diversos serviços e que respeitam à organização interna da empresa).
c) Número de níveis hierárquicos – definição de autoridade, responsabilidade e tarefas de cada um, confiando-as aos indivíduos que melhor as possam realizar de modo a que a finalidade da empresa seja alcançada.
d) Processos de recrutamento, etc.

O termo estrutura usa-se para descrever as relações existentes entre os vários órgãos da unidade económica. Sendo que a sua representação esquemática denomina-se organigrama, onde é feita a exposição da estrutura hierárquica e funcional da empresa, evidenciando a repartição de tarefas e de responsabilidades.

Para definir a estrutura de uma empresa – ter-se-á que determinar o campo de acção que corresponde a cada uma das ligações existentes entre os responsáveis de cada órgão da empresa.

A organização depende da dimensão da empresa, da psicologia dos dirigentes e da actividade a que aquela se dedica.

Leitura complementar http://pt.wikipedia.org/wiki/Administra%C3%A7%C3%A3o

Como a estrutura da empresa é por vezes muito complexa, procura-se representá-la graficamente de modo a que a sua interpretação seja fácil e permita reflectir, sugerir, organizar e decidir.

O organigrama é portanto uma representação gráfica, significativa e de fácil aplicação, da estrutura da empresa ou de um dos seus órgãos e das relações existentes entre eles.

Ex: Classificação dos órgãos de uma unidade económica respectivas funções e serviço

ainda a cada função corresponde determinados serviços, enquanto a função tem um conceito abstracto, os serviços concretizam-se por meios materiais e humanos destinados ao desempenho de certas funções.
Tipos de estrutura

São vários os tipos de estrutura que se podem verificar numa empresa, importa referir, a Estrutura Com Órgãos Consultivos ou Estrutura Line and Staff pois é nela que assenta o secretariado.

Existem nesta estrutura, os serviços hierárquicos aos quais compete a tomada de decisão e a execução do trabalho (line) e os serviços funcionais (Staff) que são os que preparam as decisões, reúnem e tratam das informações.
- Os quadros hierárquicos têm a responsabilidade de comando.
- Os quadros funcionais têm a responsabilidade das previsões e do controlo (conselheiros).
- As células de trabalho distinguem-se perfeitamente, verificando-se a distinção entre os que agem – estrutura line – e os que se agrupam em serviços especializados – estrutura funcional.
- A competência e a pesquisa da perfeição técnica gozam de prioridade.

Este tipo de estrutura surge principalmente nas grandes empresas.

Conclui-se que: na Estrutura “Line and staff” há unidade de comando, mas há a vantagem de um órgão de “staff”.

Cada chefe irá ter um órgão de “staff”, que dá informações. São portanto órgãos de consulta que preparam as decisões, complementando a formação dos órgãos hierárquicos.
As decisões são tomadas pelos órgãos hierárquicos.




Tipos de organigramas

Clássico – os órgãos ou os seus elementos apresentam-se representados por rectângulos e as relações entre eles por linhas:

Circular – representação estrutural da empresa por meio de círculos concêntricos, que representam cada um, um nível hierárquico.

Em diagonal – parecido com o clássico mas com uma distribuição em diagonal.

Em barras – os órgãos encontram-se representados por barras horizontais e as barras que se apresentam mais à esquerda indicam que é mais elevada a posição hierárquica do órgão. Listograma – representação gráfica com o seguinte aspecto.

Nº da casa dos milhares, usar números de mil em mil
Nº da casa das centenas, usar números de cem em cem
Nº da casa das dezenas, usar números de dez em dez
Nº da casa das unidades, usar números de um em um

Organigrama semi-circular – representação estrutural da empresa em que cada semi-circulo representa um nível da hierarquia.

Costa, M Fernanda Assis. Organização e Administração de Empresas. Vila da Feira: Plátano Editora
Complete a informação com uma leitura atenta de alguns sites (procura no Google por: órgãos de staff)


1 . Comente a seguinte afirmação:
"Os órgãos de staff ou assessoramento são unidades de trabalho."

O comentário deverá ter entre 270 e 300 caracteres e comentado no blogue da disciplina (não esqueça de identificá-lo colocando o seu nome).

2. Execute um organigrama com os dados abaixo, utilizando o programa word, guarde no seu mail e poste-o no seu blogue.

A empresa "Belle Femme" SARL, dedica-se desde há muito ao fabrico de produtos de beleza sendo uma das quatro empresas do mercado de cremes para tratamentos naturais.

Dos produtos fabricados destaca-se o "Gel-Algas", produto de alta qualidade que logo se impôs no mercado, donde resultou um elevado volume de vendas.

À frente da empresa encontra-se o Dr. João Pedro Costa, sócio maioritário, que desempenha as funções de director-geral, respondendo perante ele as seguintes pessoas:

- Director de produção

- Director de serviços comerciais

- Director de pessoal

- Director financeiro

Destas pessoas dependem os seguintes serviços:

Secção de óleos para bebé, secção de cremes, compras, vendas, armazenagem, publicidade, relações públicas, recrutamento de pessoal, serviços médico-sociais, financeiro e contabilidade, estudo de técnicas de fabrico.

Ligado ao director-geral encontra-se um órgão de staff, cuja função tem trazido benefícios para a empresa.

Caracterize a estrutura que escolheu e as vantagens e inconvenientes.

Primeira informação

Bem vindos à disciplina!